Hedbib © The International Association of Universities (IAU) - Guide to using HEDBIB / Manuel d’utilisation de HEDBIB

Guide to using HEDBIB
Manuel d’utilisation de HEDBIB

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Basic Search Recherche simple	Advanced Search Recherche avancée
History Historique	Basket Panier
Research results Résultats de la recherche	Latest additions Dernières entrées
IAU Members’ Space Espace Membres de l’AIU

Basic search

Basic search enables you to search for word(s) present in any of the following fields : Title (including subtitles and titles of series); periodical title; author(s); corporate author(s); keyword(s); countries; region(s); language, type of document and publication year.

Enter one or more words in the search form.

HEDBIB is not case sensitive, you can use upper and /or lower case letters
Use the drop-down menu on the right to specify whether the search is carried out on records containing:

Either of the words entered (Boolean search term “OR”): select “Any of the words” (default operator)
All the words entered (Boolean search term “AND”): select “All of the words)
The exact phrase entered: select ‘Exact match’

Advanced search

There are two ways of using the Advanced Search. Either by directly typing your search criteria (1), or for the fields periodical title, author, corporate author, keyword, country, by using the index (2).

(1) Enter one or more words in one or several search fields.

HEDBIB is not case sensitive, you can use upper and /or lower case letters
Separate terms using a semi-colon (;)
Use the drop-down menu on the right to specify ‘Any of the words’; ‘All of the words’ or for some fields ‘Exact match’.

‘Any of the words’ searches records which contain either word entered and is equivalent to the Boolean search term “OR”
‘All of the words’ searches records which contain all the words entered and is equivalent to the Boolean search term “AND”
‘Exact match’ searches records for the exact phrase entered

(2) Click on the question mark icon (?) at the right of the field to access the index

To locate a term, use the ‘Terms beginning with’ or ‘Terms containing’ buttons, enter part or all of a word and click the OK button. Alternatively, select a letter from the alphabet bar to see all terms which start with the selected letter
Use the scroll buttons to read the terms requested; where there are a large number of terms, use the arrows which appear below the left column to bring up the terms which follow
Click on several search terms in the left column and they will appear in the right column. To deselect a term, click on the term listed in the right column
After you have completed your selection, click ‘Validate’ and you will return to the completed Advanced Search Form
When you have completed the Search Form, click on ‘Submit’

Advanced search enables you to search HEDBIB using one or more of the following fields:

Word(s) from title

This field allows you to search for words of the titles and subtitles
Enter your search term in free text

Periodical title

This filed contains all the titles of periodicals indexed in HEDBIB
Enter your search term(s) in free text or choose one or more periodical titles from the index

Author(s)

This field contains the names of personal authors in the format Last name, First name for example: Smith, Alison. You can also use the last name alone, for example: Smith
Enter the author name(s) in free-text or select using the Index

Corporate Author(s)

This field contains the names of institutional authors of documents
Enter the name(s) of the corporate author(s) in free text or select using the Index
In the index, divisions and institutes of organisations are preceded by the name of the parent organisation (for example: UNESCO Institute for Lifelong Learning)
Government ministries and departments are preceded by the name of the country (for example: Japan. Ministry of Education, Science and Culture)

Keyword(s)

Each document which is catalogued contains several keywords (one word or a short phrase) describing its subject matter
Enter one or more Keywords using a semi-colon (;) to separate terms or select the keyword(s) using the index

Country / Countries

This field indicates if the subject matter of the record concerns a particular country or countries
Enter one or more countries using a semi-colon (;) to separate terms or select using the Index

Region

This allows you to search for publications which concern one or several region(s) of the world
The regions correspond to the five official UNESCO regions
Use the tick-boxes to restrict the research to one or several region(s)

Language(s)

This field allows you to limit searches to documents written in one or more specific language(s)
Please note that English and French are the official languages of the IAU. Consequently, the majority of HEDBIB references are in English or French

Publication year(s)

This field allows you to select records published in a specific year or a range of years
Use the drop down list to select one of the operators: =, >=, <=; or Between
Enter the year(s) in XXXX format in the right hand field(s). (For example, to research records since 2005, select the >= operator and type 2005). If Between is selected, enter the years delimiting the range of years requested

Document type

HEDBIB contains three document types: monographs; monograph chapters; and periodical articles
Select the type of document in the drop-down list

History

The History tab contains all previous searches you have carried out in HEDBIB. It enables you to call up these searches and /or to combine them using the Request field.

Select the search line that you want to access, then click on ‘OK’
Selecting more than one search line will automatically combine those searches with the operator ‘AND’
To choose your own operators, click on one of the following operators after each search line is selected:

‘OR’ searches records which contain either of the search criteria selected
‘AND’ searches records which contain all the search criteria selected
‘AND NOT’ searches records which exclude the search selected
Parentheses are useful when combining more than one operator to group the search terms

To create a new search request, use the ‘Reset’ button
To empty your entire History use the Reset History button

Basket

The Basket contains all the individual records that you have selected during your previous searches. It enables you to print in one document the records selected in previous searches.

The Basket tab will only appear if at least one record has been selected.

Select one or more records using the tick-boxes
Print your selection using the printer icon or the PDF icon
The magnifying glass icon allows the basket to be previewed
To delete records, select the record(s) using the tick-box and click on the Reset Selection button
To empty your entire Basket, use the Rest basket button

Results

The number of results is indicated on the top of the screen
Search results will appear automatically in year order (with the most recent first) in Short format
Use the ‘sort by’ drop-down menu to sort results using Year newest first (default option); Year oldest first; Title A-Z; Type of document (monographs, monograph chapters or periodical articles); Authors (personal authors in alphabetical order)
Use the ‘Format’ drop-down menu to view results in Short (default format), Detailed or ISBD (bibliographic) format.
In short format, click the title of the publication to see an individual record in Detailed format

Saving and printing search results

Search results can be printed individually or in its entirety.

To print a record, click on the printer icon to the right of the record.
To print several references, select the records using the tick boxes and then click on the printer icon or PDF icon in the Basket zone
To print all the records on a page, click ‘select all’ (top right of the screen), then click on the printer icon or PDF icon in the Basket zone
To print all records of a search, click on the PDF and printer icons in the Request zone (lower right of the screen)
Up to 200 records can be printed at one time
Selected records are automatically saved in your basket (lower right of the screen) and can be accessed and printed immediately or on future occasions using the Basket.

Latest additions

Click on the latest additions button to see the publications entered into HEDBIB during the previous month.

Member services

IAU Members can login for specific exclusive services. These include

access to existing abstracts of publications in HEDBIB
the possibility to receive the results of HEDBIB searches by e-mail.

To access these services:

Click on “Member login”
Enter your login and password (*)

* Member login details will be forwarded to all IAU Members with the confirmation of receipt of payment of their subscription or membership

Please forward all questions to Amanda Sudic, IAU Librarian / Documentalist at: a.sudic@iau-iau.net.

Recherche simple

La recherche simple (Basic search) permet de lancer une recherche sur un ou plusieurs termes présents dans n’importe lequel des champs suivants : titre (sous-titre et titre de collection), titre de périodique, auteur, collectivité-auteur; mot-clé; pays; région; langue, type de document et année de publication.

Entrer un ou plusieurs terme(s) dans la boite de dialogue.

Les termes s’écrivent indifféremment en majuscules ou minuscules.
Le menu déroulant situé sur la droite permet de préciser si la question doit porter sur :

l’un ou l’autre des termes entrés (OU en opérateur booléen), sélectionner : « Any of the words » (opérateur par défaut) ;
l’un et l’autre des termes entrés (ET en opérateur booléen), sélectionner : « All of the words » ;
la phrase exacte, sélectionner : « Exact match ».

Recherche avancée

La recherche avancée (Advanced search) peut s’utiliser de deux manières: soit en tapant directement le(s) critère(s) de recherche souhaités (1), soit, pour les champs titre de périodique (Periodical title), auteur (Author), collectivité-auteur (Corporate author), mot-clé (Keyword), pays (Country), en utilisant les index (2).

(1) Taper un ou plusieurs termes dans une ou plusieurs boite(s) de dialogue.

Les termes s’écrivent indifféremment en majuscules ou minuscules.
Le caractère de séparation des termes est le point-virgule (;).
Le menu déroulant situé sur la droite permet de préciser si la question doit porter sur :

l’un ou l’autre des termes entrés (OU en opérateur booléen), sélectionner : « Any of the words » (opérateur par défaut) ;
l’un et l’autre des termes entrés (ET en opérateur booléen), sélectionner : « All of the words » ;
la phrase exacte, sélectionner : « Exact match ».

(2) Cliquer sur l’icône ‘?’ située à la droite du champ pour accéder à l’index.

Sélectionner le bouton « Terms beginning with » (termes commençant par) ou « Terms containing » (termes contenant), taper tout ou partie d’un terme et cliquer sur « OK ». Il est également possible de sélectionner une lettre dans l’alphabet pour afficher tous les termes commençant par la lettre choisie.
Utiliser l’ascenseur pour parvenir au terme recherché. Lorsque la liste des termes est très longue, il faut utiliser les flèches situées sous la colonne de gauche pour passer aux termes suivants.
Cliquer sur les termes à rechercher dans la colonne de gauche. Ils apparaitront dans la colonne de droite. Pour annuler la sélection d’un terme, cliquer sur ce dernier dans la colonne de droite.
Une fois la sélection effectuée, cliquer sur « Validate » (valider) pour revenir au formulaire de recherche avancée complet.
Cliquer sur « Submit » (soumettre) pour effectuer la recherche.

La recherche avancée permet d’effectuer des recherches dans HEDBIB en utilisant un ou plusieurs des champs suivants:

Word(s) from titre - Mot(s) du titre

Ce champ permet d’interroger les mot(s) des titres et sous-titres.
Entrer le(s) terme(s) de recherche en texte libre.

Periodical title(s) - Titre(s) de périodique

Ce champ contient tous les titres des périodiques indexés dans HEDBIB.
Entrer le(s) terme(s) de recherche en texte libre ou sélectionner un ou plusieurs titres de périodiques à partir de l’index.

Author(s) - Auteur(s)

Ce champ contient tous les noms des auteurs, personnes physiques, au format : Nom, Prénom (par ex. : Dupont, Marc). Il est également possible d’utiliser le nom seul (par ex. : Dupont).
Entrer le(les) nom(s) de(s) auteurs en texte libre ou à l’aide de l’index.

Corporate Author(s) - Collectivité(s)-auteur

Ce champ contient les noms des organismes auteurs de documents.
Entrer la/les collectivité(s)-auteur en texte libre ou en la/les sélectionnant dans l’index.
Dans l’index, les divisions/instituts d’un organisme sont précédés du nom de l’organisme de tutelle (par ex. : UNESCO Institute for Lifelong Learning).
Les ministères et autres organismes gouvernementaux sont précédés du nom du pays (par ex. : Japan. Ministry of Education, Science and Culture).

Keywords - Mot(s)-clé(s)

Chaque document référencé est décrit à l’aide d’un ou plusieurs mots-clés (mot ou courte phrase).
Entrer un ou plusieurs mot(s)-clé(s) en les séparant par un point-virgule (;) ou sélectionner le(s) mot(s)-clé(s) dans l’index.

Country/Countries - Pays

Ce champ indique le ou les pays sur le/lesquel(s) porte(nt) le document.
Entrer un ou plusieurs noms de pays en les séparant par un point-virgule (;) ou sélectionner le(s) pays dans l’index.

Region(s) - Région(s)

Ce champ permet de trouver les références portant sur une ou plusieurs régions du monde.
Les régions choisies correspondent aux 5 régions de l’UNESCO.
Utiliser la(les) case(s) à cocher pour réduire la recherche à une ou plusieurs région(s).

Language(s) - Langue(s)

Ce champ permet de limiter les recherches aux documents écrits dans la(les) langue(s) spécifiée(s).
L’anglais et le français étant les deux langues officielles de l’AIU, la majorité des références d’HEDBIB sont dans l’une ou l’autre de ces deux langues.

Publication Year(s) - Année(s) de publication

Ce champ permet de sélectionner les références publiées pendant une année ou une période précises.
>Utiliser le menu déroulant pour sélectionner l’un des opérateurs: =, >=, <=; ou “Between” (entre)
Entrer la(les) année(s) au format XXXX dans la boite de dialogue de droite (par ex. : pour rechercher les documents publiés depuis 2005, sélectionner l’opérateur >= et entrer 2005 dans la boite de dialogue. Si l’option “Between” a été sélectionnée, entrer les années de début et de fin de la période de publication souhaitée.

Document Type - Type de document

HEDBIB référencie 3 types de document: les monographies; les chapitres de monographies et les articles de périodiques
Sélectionner le type de document souhaité dans le menu déroulant.

Historique

L’onglet « History » (historique) contient la liste les recherches précédemment effectuées dans HEDBIB. Il permet de rééditer ces recherches et/ou de les combiner dans la boite de dialogue « Request ».

Sélectionner la(les) ligne(s) de recherche puis cliquer sur « OK ».
La sélection de plusieurs lignes de recherche entraînera automatiquement la combinaison de ces recherches avec l’opérateur « and » (ET) (opérateur par défaut).
Pour utiliser les opérateurs de son choix, cliquer sur l’opérateur de son choix après chaque sélection, sachant que :

« or » (OU) recherchera les références contenant l’un ou l’autre des critères de recherche sélectionnés ;
« and » (ET) recherchera les références contenant tous les critères de recherche sélectionnés ;
« and not » (SAUF) exclura les références répondant au SAUF ;
les parenthèses permettent de regrouper des critères de recherche pour faciliter les recherche pluri-opérateurs.

Pour effectuer une nouvelle recherche, cliquer sur « reset ».
Pour supprimer l’ensemble des recherches effectuées, cliquer sur « Reset History ».

Panier

L’onglet « Basket » (panier) contient toutes les références sélectionnées au cours de vos recherches précédentes. Il permet de les imprimer dans un seul document.

Le panier ne paraît qu’à partir du moment où au moins une référence a été sélectionnée.

Sélectionner un ou plusieurs enregistrements en cliquant sur la case à cocher.
Imprimer en cliquant sur l’icône en forme d’imprimante ou l’icône en forme de fichier PDF.
Pour voir le contenu de panier, cliquer sur l’icône en forme de loupe.
Pour supprimer des références, cliquer sur le(s) case(s) de la (des) référence(s) à supprimer puis sur « Reset selection ».
Pour supprimer tout le contenu du panier, cliquer sur « Reset basket ».

Résultat de la recherche

Le nombre de références correspondant à la recherche s’affiche en haut de l’écran.
Les résultats apparaissent par défaut en ordre chronologique (du plus récent au plus ancien) au format court.
Utiliser les options du menu déroulant « sort by » (tri) pour obtenir un tri par « Year newest first » (année – les documents les plus récents en premier) - option par défaut; « Year oldest first » (année – les documents les plus anciens en premier) ; « Title A-Z » (titres par ordre alphabétique) ; « type of document » (type de document : monographies ; chapitres de monographies et articles de périodique) ; « Authors » (auteurs par ordre alphabétique).
Utiliser les options du menu déroulant « Format » pour afficher les résultats au format « Short » (court) – format par défaut ; « detailed » (long) ; ou « ISBD » (bibliographique).
En format court, il est possible de basculer au cas par cas au format long en cliquant sur le titre de la référence.

Sauvegarde et impression du résultat de la recherche

Le résultat de la recherche peut être imprimé dans sa totalité ou après sélection.

Pour imprimer une référence, cliquer sur l’icône en forme d’imprimante à droite de la référence.
Pour imprimer plusieurs références, les sélectionner en cliquant sur la case à cocher puis cliquer sur l’icône en forme d’imprimante ou l’icône en forme de page PDF du « Basket ».
Pour imprimer tous les enregistrements d’une page d’écran, cliquer sur « Select all » (tout sélectionner) en haut à droite de l’écran, puis sur l’icône en forme d’imprimante ou l’icône en forme de page PDF du « Basket ».
Pour imprimer la totalité des résultats d’une recherche, cliquer sur l’icône en forme d’imprimante ou l’icône en forme de page PDF du « Request » situé en bas à droite de l’écran.
L’impression est limitée à 200 références par impression.
Les références sélectionnées sont automatiquement sauvegardées dans le « Basket » en bas de l’écran à droite et sont ainsi accessibles et imprimables immédiatement ou plus tard via l’onglet « Basket » (panier).

Dernières entrées

Cliquer sur le bouton ‘Latest additions » pour connaître les documents entrés dans HEDBIB le mois précédent.

Services à destination des membres

Les Membres de l’AIU ont accès à des services spécifiques exclusifs. Il s’agit de

l’accès aux résumés des publications référencées dans HEDBIB quand ils existent ;
la possibilité de recevoir par courrier électronique les résultats de leurs recherches dans HEDBIB.

Pour accéder à ces services :

Cliquer sur « Member login »
Entrer votre identifiant et mot de passe (*)

* ces données sont remises aux membres de l’AIU avec l’accusé de réception du paiement de leur cotisation ou de leur adhésion.

Pour toute autre information, contacter Amanda Sudic, Bibliothécaire/Documentaliste: a.sudic@iau-iau.net.